نمایش فونت‌های یك سند آفیس در كامپیوترهای دیگر

به احتمال زیاد هم‌اكنون با خواندن عنوان این مطلب داغ دلتان تازه شده است! و متوجه شده‌اید كه قرار است در مورد چه چیزی صحبت شود.
تقریباً همه‌ ما حداقل برای یك بار با این مشكل برخورد كرده‌ایم كه پس از تهیه‌ یك سند وُرد یا یك ارائه‌ پاورپوینت، زمانی كه خواسته‌ایم آن‌ها را در یك كامپیوتر دیگر نمایش دهیم، با صحنه‌ دلخراشی مواجه شده‌ایم: به جای كلمات و حروف، كاراكترهای نامفهومی قرار گرفته‌اند.

علت این مسئله بسیار واضح است و آن این كه، فونت به كار رفته در سند یا ارائه‌ شما، در كامپیوتر مورد نظر نصب نشده است. برای رفع این مشكل قابلیتی در آفیس 2007 وجود دارد كه شما را از بابت نمایش صحیح اسناد و ارائه‌ها همراه با فونت و طراحی اولیه در هر كامپیوتر دیگری مطمئن می‌سازد و این امكان را در اختیار كاربر قرار می‌دهد كه فونت‌های استفاده شده را به سند مورد نظر پیوست كند (در اصطلاح به این كار Embed كردن گفته می‌شود).

البته در نرم‌افزارهای وُرد و پاورپوینت می‌توان تعیین نمود كه تنها كاراكترهای استفاده شده به سند مورد نظر پیوست شوند. این كار باعث كاهش حجم فایل ذخیره شده می‌شود. با این پیش‌زمینه، اكنون به توضیح چگونگی پیوست كردن فونت‌ها به اسناد آفیس می‌پردازیم:

- روی دكمه Office كلیك كنید.
- روی دكمه‌ مربوط به تنظمیات برنامه (به عنوان مثال،Word Options) كلیك كنید.
- در كادر محاوره‌ای باز شده و در ستون سمت چپ صفحه، روی عبارت Save كلیك كنید.
- با استفاده از منوی كركره‌ای مقابل عبارت Preserve Fidelity When Sharing This Document تعبیه شده است، سند مورد نظر خود را برای اعمال این تغییر انتخاب نمایید.
- تیك عبارت Embed Fonts in the File را بزنید.
- اگر می‌خواهید تنها كاراكترهای استفاده شده به سند مورد نظر پیوست شوند، تیك عبارت Embed only the characters used in the document را بزنید.
- در انتها روی دكمه Ok كلیك كنید.

اگر دقت كرده باشید، در قسمت Preserve Fidelity When Sharing This Document، گزینه‌ دیگری با عنوان Do Not Embed Common System Fonts قرار دارد كه به طور پیش‌فرض فعال است.
این قابلیت به این دلیل در نظر گرفته شده است كه شاید كامپیوتر كاربران دیگر فاقد فونت‌های سیستمی پیش‌فرض باشد و اگر از این بابت مطمئن نیستید، می‌توانید تیك این عبارت را بردارید تا فونت‌های سیستمی نیز به سند شما پیوست شوند.

مشاهده یك سند آفیس پیش از اجرا

تصور كنید در میان تعداد زیادی سند آفیس، باید به دنبال فایلی بگردید كه اطلاعات خاصی در آن ذخیره شده است.

مسلماً باز كردن هر یك از این فایل‌ها كار ساده‌ای نیست و زمان زیادی را می‌گیرد. بنابراین باید به دنبال راه‌حل بگردید. یك راه این است كه نام فایل‌ها را به گونه‌ای انتخاب كنید كه بیانگر محتوای فایل باشد.

راه دیگر این است كه فایل‌ها را بر‌اساس موضوع و تاریخ در پوشه‌هایی دسته‌بندی كنید. اما آفیس 2007 راه‌حل ساده‌تری را در اختیار كاربران قرار داده است.

این قابلیت به شما امكان می‌دهد قبل از اجرای یك سند آفیس، آن را در پنجره ‌Open به صورت پیش‌نمایش مشاهده كنید. برای استفاده از این امكان باید مراحل زیر را دنبال كنید:

- روی دكمه ‌Office كلیك كنید.

2- روی عبارت Open كلیك كنید (اجرای دستور Open با استفاده از كلید میان‌بر Ctrl+O نیز امكان‌پذیر است). اكنون كادر محاوره‌ای دستور Open باز شده است.

3- روی شكلك فلشی كه به سمت پایین است و در كنار دكمه‌ Views (گوشه‌ بالایی و سمت راست پنجره) قرار دارد كلیك كنید تا فهرست مربوطه باز شود.


4- روی عبارت Preview (پیش‌نمایش) كلیك كنید. با این كار پنجره‌ قابلیت پیش‌نمایش در سمت راست كادر محاوره‌ای دستور Open قرار خواهد گرفت.

- اكنون روی فایلی كه می‌خواهید محتویات آن نمایش داده شود كلیك، كنید. اولین قسمت (اولین صفحه) فایل مربوطه در پنجره ‌Preview نمایش داده می‌شود. حتی می‌توانید به كمك Scroll Bar تمام فایل یا سند را مشاهده كنید.

6- با تكرار مرحله‌ 5، می‌توانید سند مورد نظر خود را بیابید.

7- در انتها روی دكمه ‌Open كلیك كنید تا فایل مورد نظر اجرا شود.

اگر با نرم‌افزار پاورپوینت كار می‌كنید، در پنجره ‌Preview، اولین اسلاید سند شما نمایش داده می‌شود. اما یك راه دیگر برای نمایش اولین اسلاید اسناد پاورپوینت، قرار دادن وضعیت نمایش فایل‌ها در حالت Thumbnails View است.

برای تغییر وضعیت به این حالت باید مراحل 1 تا 3 را طی كنید و سپس روی عبارت Thumbnails در فهرست حالت‌های نمایش كلیك كنید.

به گار گیری میان برهای نوار وضعیت:

نوار وضعیت یا Status Bar، نواری است كه در قسمت پایین محیط برنامه آفیس وجود دارد. البته نوار وضعیت در تمام پنجره‌های ویندوز نیز (در صورت فعال بودن) قابل روِیت است. نوار وضعیت آفیس به چندین قسمت تقسیم شده است كه در هر قسمت اطلاعات خاصی نمایش داده شده و یا قابلیتی در نظر گرفته شده است.

به عنوان مثال می‌توان به مواردی مانند نمایش شماره صفحه، تعداد كلمات، زبان انتخابی، غلط‌یاب كلمات، میان‌برهای نحوه نمایش سند، بزرگ‌نمایی و ... اشاره كرد. به طور كلی كارایی نوار وضعیت در آفیس 2007 نسبت به نسخه‌های پیشین آفیس، بسیار بهبود یافته است و امكان سفارشی كردن آن وجود دارد.

به گونه‌ای كه به كمك منوی تنظیمات مربوط به این نوار، امكان فعال‌سازی بیش از بیست آیتم وضعیت وجود دارد. با این تفاسیر اگر می‌خواهید نوار وضعیت را مناسب با نیاز خود سفارشی كنید، باید این مراحل را دنبال كنید:

u روی نوار وضعیت راست كلیك كنید تا فهرست آیتم‌های وضعیت نمایش داده شوند.
v برای فعال یا غیرفعال كردن آیتم مورد نظر باید روی آن كلیك كنید. تقریباً در تمام موارد، نتیجه كار بلافاصله در نوار وضعیت نمایش داده می‌‌شود.