- مراحل ثبت سفارش:

                  مراحل انجام ثبت سفارش جهت واردات کالا عبارتست از:

1-   آگاهی از تعرفه های کالاهای مورد ثبت سفارش ( صاحب کالا چنانچه تعرفه صحیح کالای خود را نداند یا در تشخیص آن تردید داشته باشد، می تواند از گمرک ایران تعرفه صحیح کالای خود را استعلام کند. )

2-      اخذ پروفرما از فروشنده کالا

3-      مراجعه به معاونت بازرگانی خارجی جهت تکمیل فرم ثبت سفارش

4-      اخذ مجوز ورود کالا طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمانهای ذیربط

5-      مراجعه به شرکت بیمه و اخذ بیمه نامه

6-   اقدام به ثبت سفارش در بانک واسطه معامله به منظور ثبت سفارش کالا ( پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش لعتبار به انضمام فرم بانکی و پروفرما و بیمه نامه و اجازه نامه نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش اقدام گردد.)

در خریدهای خارجی بخش عمومی، خریدار قبل از هرگونه اقدام، از طریق دورنگار با فروشندگان مذاکره   می کند، قیمت کالای مورد نظر را استعلام و تقاضای ارسال پیشنهاد قیمت[1]می کند. خریدار از روی فرم استعلام بها، از شرایط فروش، بهای واحد کالا، نحوهً حمل، مقدار کالای موجود، مدت تحویل، تاریخ حمل، چگونگی پرداخت، بسته بندی و سایر مسائل مربوط به کالای سفارش شده مطلع می شود و سپس قیمت های پیشنهادی و شرایط فروش را بررسی و پایین ترین قیمت و بهترین شرایط تحویل کالا را انتخاب می کند. از فروشنده ای که نازلترین قیمت را اعلام کرده است،  در صورت توافق، تقاضای صدور پیش فاکتور به نام خریدار می شود.

- تعریف پیش فاکتور[2]: پیش فاکتور سندی است که فروشنده آن را تنظیم، مهر و امضا می کند. این سند شامل مجموعهً شرایط پیشنهادی توسط فروشنده و :

1- نام و نشانی فروشنده، تلفن و دورنگار                 2- نام و نشانی خریدار

3- شماره و تاریخ صدور پیش فاکتور                      4- نام و مشخصات کالا

5- مقدار کالا                                                   6- ارزش واحد، ارزش کالا

7- کرایهً حمل                                                  8- نحوهً بسته بندی

9- شرایط حمل و زمان تحویل و نام مبدا و مقصد حمل 

10- مدت اعتبار قیمت پیش فاکتور                     

11- شرایط و نوع ارزی که باید پرداخت شود.           

12- گواهی بازرسی

 

- فرم ثبت سفارش:

پس از دریافت پروفرما، برای تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش، به آیین نامهً اجرایی قانون و مقررات صادرات و واردات آن سال مراجعه و شمارهً تعرفهً مربوط به آن معین و تکمیل می شود. فرم درخواست ثبت سفارش کالا، معمولآ در هفت نسخه به شرح زیر تنظیم می شود:

نسخه 1) ویژهً بانک گشایش کنندهً اعتبار     

نسخه2) ویژه بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران

نسخه3) ویژه گمرک جمهوری اسلامی ایران

نسخه4) ویژه واردات بازرگانی

نسخه5) ویژه کامپیوتر وزارت بازرگانی

نسخه6) ویژه وزارتخانه مجوزدهنده ورود کالا/ عدم ساخت

نسخه 7) ویژهً وزارتخانهً تخصیص دهنده ارز

به منظور ثبت سفارش کالا در بانک، پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش اعتبار و فرم بانکی و ضمیمه نمودن پیش فاکتور و بیمه نامه و اجاره نامه باید نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش نیز اقدام کرد. (حق ثبت سفارش: عبارتست از میزان و مبلغی که به موجب قانون بودجه هر سال تعیین می گردد و به بعضی کالاهای وارده به کشور اعم از اینکه از طریق سیستم بانکی یا خارج از سیستم بانکی سفارش گردیده باشند، تعلق می گیرد. حق ثبت سفارش ممکن است در زمان گشایش اعتبار در بانک پرداخت گردد و یا در زمان ترخیص کالا در گمرک وصول شود.)

 

 

 

- اخذ مجوز و تخصیص ارز از وزارتخانهً ذیربط:

گواهی عدم ساخت کالایی که مورد تقاضای خریدار است در داخل کشور، از طریق وزارتخانهً ذیربط مثلآ وزارت صنایع صادر می شود. و در مورد تجهیزات پزشکی و دارویی که در داخل کشور تولید نمی شود، وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشکی اجازهً ورود آنها را صادر می کند. بر اساس سهمیهً ارزی دریافتی، وزارتخانه ها با توجه به اولویتهای تعیین شده، به تخصیص این سهمیه به واحدهای تحت پوشش خود اقدام و برگ ثبت سفارش را به مهر تخصیص ارز ممهور می کنند.

 

 

 

- بیمه:

قبل از ارائه درخواست ثبت سفارش به بانک، کالا باید در یکی از مؤسسات بیمه معتبر، بیمه شود. در حال حاضر، طبق مقررات ارزی، بیمهً مربوط به کالاهایی که با اعتبار اسنادی وارد می شود باید در ایران صادر شود.

 

- اقدامات مقدماتی خریدار قبل از مراجعه به بانک برای گشایش اعتبار اسنادی:

هیچ خریداری نمی تواند ابتدا به ساکن جهت گشایش اعتبار اسنادی به بانک مراجعه نماید، مگر اینکه با طرف خود یا فروشنده مذاکره و مکاتبه کرده و تقاضای ارسال پیشنهاد نموده باشد تا در شرایط فروش کالای مورد سفارش خود از قبیل بهای واحد کالا، نحوهً حمل، مقدار کالای مورد نظر، مدت تحویل، تاریخ حمل و سایر مسائل اطلاع حاصل نموده و او نیز پیشنهاد متقابل [3] خود را به فروشنده اعلام و توافق حاصل نماید، که فروشنده بر اساس مذاکرات طرفین صورتحساب موقت یا پیش فاکتور[4] به نام خریدار باید در صورت لزوم نسبت به تحصیل پروانه ورود و بیمه کالا اقدام و با در دست داشتن کارت بازرگانی معتبر، پیش فاکتور و بیمه نامه و غیره به بانک خود مراجعه و تقاضای گشایش اعتبار برای کالای سفارش خود بنماید.

 

 

 

 

- کارت بازرگانی:

کارت بازرگانی مجوزی است که به دارنده آن اعم از شخص حقیقی یا حقوقی داده می شود تا به امر تجارت خارجی بپردازد. این کارت توسط اتاق بازرگانی و صنایع و معادن صادر و به تآیید سازمان بازرگانی هر استان می رسد.

 

- بارنامه:

قرارداد حمل کالا از مبدا به مقصد است که توسط حمل کننده امضا می شود. خاصیت اصلی بارنامه، سندیت آن برای مالکیت کالا و اطمینان خاطر برای بانک بازکنندهً اعتبار اسنادی است. روشهای حمل کالا و به تبع آن انواع بارنامه عبارتند از: بارنامهً هوایی، دریایی، راه آهن، رسید پستی، کامیون و یا سراسری و مشترک با چند وسیله حمل و نقل و بارنامهً پستی.

 

                 - گواهی بازرسی:

این گواهی باید مطابقت کالا را با توجه به مشخصات مندرج در اعتبار نامه گواهی نموده و باید توسط مؤسسه یا شخصی صلاحیت دار صادر شده باشد که در اعتبار اسنادی ذکر شده است.

 

-          گواهی مبداً:

سندی است که کشور تولید کننده کالای فروخته شده را معلوم می سازد.

 

§         مراحل انجام کار در سفارش خارجی

(1)    بررسی نیازمندیها و برنامه ریزی جهت آنها و تهیه برنامهً سفارش خرید مناسب

(2)    بررسی راه حل ها یا گزینه های متعدد (بسازیم، بخریم اگر آری از چه طریق و چه منابعی، اجاره کنیم و .)

(3)    تعیین و مشخص نمودن سیاست خرید که می تواند در اخذ قیمت و تؤافق به صورتهای زیر باشد:

-          استعلام بها

-          مناقصه آزاد از طریق روزنامه های کثیرالانتشار

-          مناقصه محدود و پیشنهاد به شرکتها و سازمانهای خاص

-          مذاکرات و تماسهای حضوری یا تلفنی یا از طریق فاکس یا تلکس و ...

-          روش تلفیقی یا مرکب

(4)    مکاتبه و تماس با فروشندگان

(5)    گرفتن پیشنهاد قیمت از فروشندگان

(6)    گرفتن پیش فاکتور از فروشندگان

(7)    تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش در مراکز تهیه و توزیع کالا

(8)    اخذ مجوز از سازمانهای ذیربط و مجاز بر طبق آیین نامه قانون صادرات و واردات سال

(9)    تخصیص ارز بر مبنای سهمیه توسط وزارت مطبوعه یا سازمان مربوطهً خریدار

(10)تآیید مراکز تهیه و توزیع و اخذ مجوز ترخیص کالا

(11)بیمه کردن کالا و اخذ شمارهً اعتبار در صورت اعتبار اسنادی بودن

(12)تخصیص ارز و گشایش اعتبار و دریافت اسناد حمل طبق بندهای مورد تؤافق در خصوص شرایط پرداخت

(13)ارسال کالا و ورود آن

(14)ترخیص کالا

 

 

 

 

لطفآ با مراجعه به سازمان انتخابی خود به سؤالات زیر پاسخ دهید:

 

ý      سازمان شما برای خرید از خارج چگونه عمل می کند؟

ý      سازمان مورد نظر شما چگونه از تعرفه کالای مورد ثبت سفارش آگاه می شود؟

ý      سازمان شما حق ثبت سفارش کالای خود را چه زمانی و چگونه وصول می کنند؟

ý      تفاوت های خرید داخلی و خارجی شما در چه مواردی می باشد؟

ý      مراحل سفارش خرید خارجی را در سازمان مورد نظر خود شرح دهید؟

 

 

 

منابع:

1-      سیستم خرید و انبارداری تآلیف دکتر علی اصغر انوری رستمی، انتشارات طراحان ناشر

2-      اصول انبارداری و مدیریت خرید تآلیف نادر دیبایی، انتشارات ترمه

3-      مدیریت خرید و انبارداری تآلیف دکتر طهمورث حسن قلی پور و مجید اسماعیل پور، انتشارات یادوارهً کتاب

4-      http://www.sabaco.com/