نحوه واگذاری مجوز فعالیت دفاتر یاد شده بر اساس فرا خوان عمومی و به صورت استانی است وكار گروههای استانی كه عمدتا متشكل از شركت مخابرات ،پست ،پست بانك و نماینده ی سازمان تنظیم مقرارت و نمایندگان بخش صنفی وظیفه ی ایجاد ومدیریت دفاتر در سطح استان را به عهده دارد .

دفاتر خدمات ارتباطی برای ارایه خدمات به مشتركان مخابرات ،پست ،پست بانك باید دارای شرایطی همچون: داشتن نمای بیرونی و فضای داخلی مناسب ، متناسب با استاندارد های موجودوزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات (طبقه همكف ،كاربری تجاری و ....)، داشتن حداقل 75 متر مربع زیر بنا برای انجام فعالیت ها ،كاربری تجاری و اداری برای مراكز استانها و سایر شهرها ی بزرگ و حداقل 40 متر برای بقیه شهرها، مراكز استانها و سایر شهرها ی بزرگ و حداقل 40 متر برای بقیه شهرها،داشتن تجهیزات فنی و اداری مورد نیاز و استقرار دوربین های نظارتی مدار بسته و حداقل تجهزات ایمنی ،داشتن حداقل مدارك تحصیلی دپیلم متوسطه برای مدیردفتر و كاركنان، تجهیزاتی نظیر رایانه ،نمابر ،چاپگر ،ترازوی الكترونیك ،دستگاه كپی ، دستگاه باركد، پرینتر سیستم ایمنی... باشند.

درباره خدماتی كه این دفاتر انجام می‌دهند می‌توان به خدمات مخابراتی شامل: بهره برداری تلفن راه دور داخله و خارجه ، خدمات مشتركان ومتقاضیان تلفن همراه مانند ( صدور صورتحساب المثنی ،اصلاح صورتحساب ، وصل تلفن پس از تسویه حساب و... )و نیز خدمات مشتركان و متقا ضیان تلفن ثابت اشاره كرد.

مهمترین خدمات پستی این دفاتر نیز عبارتنداز :

پست انواع نامه ها شامل :نامه ها ،مطبوع ،بسته ها ی كوچك و ....
امانات پستی داخله
مرسولات داخله سرویس پیشتاز
سرویس های پستی پست الكترونیكی
فروش تمبر ،صدور مطالبه نامه
مرسولات قراردادی منعقده پست با سازمان ها و ارگانها ی دولتی و خصوصی در صورت اخذ مجوز از پست
خدمات قابل ارایه پست بانك
قبول چك شهری و بین شهری ،وصول چك شهری ،حواله شهری و بین شهری
پرداخت حواله شهری – پرداخت در نشانی و در دفاتر خدمات خدمات ارتباطی
و ...

كه هر یك از این دفاتر ارتباطی می بایست حداقل 3 خدمت از خدمات یاد شده را ارایه كنند.

مشكلات دفاتر خدمات ارتباطی

دفاتر خدمات ارتباطی در این سال‌های فعالیت با مشكلاتی نیز مواجه بوده‌اند به گونه‌ای كه اكثر آن‌ها به غیر از وظایف محوله به سمت انجام فعالیت‌های موازی همچون فروش گوشی تلفن همراه و لوازم جانبی آن روی آورده‌اند.در این زمینه رییس كانون سراسری انجمن‌‏های كارفرمایی دفاتر خدمات ارتباطی و همراه كشورعنوان می‌كند: درآمد دفاتر خدمات ارتباطی پاسخگوی هزینه این دفاتر نیست.

عبدالمجید امین ،رییس کانون انجمن‌های کارفرمایی دفاتر خدمات ارتباطی و همراه کشور، در گفت‌وگو با سیتنا، افزود: تنها یک و چهار دهم درصد خدمات ارائه شده در دفاتر خدمات ارتباطات و فناوری اطلاعات پیشخوان دولت، مربوط به خدمات پستی است .

وی حضور بخش خصوصی در دفاتر خدماتی را در زمینه‌ی ارتباطات، امری با اهمیت و کارگشا دانست و گفت: در حالی که دفاتر خدمات ارتباطی، در طول سال‌های اخیر، شاهد افزایش 45 درصدی حجم ترافیک مرسولات پستی بوده است، قدرالسهم ارائه‌شده به این دفاتر دقیقا جهت عکس را پیموده است.

امین گفت: از زمان ایجاد دفاتر خدمات ارتباطی، درآمد شرکت‌های حوزه‌ی فناوری اطلاعات در تهران و سایر استان‌ها شاهد رشد چشم‌گیری بوده و این مقایسه نسبت به سال‌های قبل از تاسیس این‌گونه دفاتر ملموس‌تر است.

وی، یکی از مشکلات اصلی پیش روی دفاتر خدمات ارتباطی را عدم وجود تعرفه‌ی مناسب برای فعالیت‌های این دفاتر دانست و گفت: امید است که هر چه سریع‌تربا توجه به تورم و افزایش چشم‌گیر هزینه‌ها، تعرفه‌های این دفاتر واقعی‌تر شده و ارایه‌ی خدمات با تعرفه‌ی منطقی صورت گیرد.

امین، افزود: این گونه دفاتر در آینده‌ی نه چندان دور، به عنوان پیشخوان دولت شناخته می‌شوند، بنابراین رشد و توسعه‌ی اقتصادی و اجتماعی این دفاتر نیز امری لازم به نظر می‌رسد.

علی نادی‌پور،معاون سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی، نیز در گفت‌وگو با خبرگزاری دانشجویان ایران (ایسنا)، درباره‌ی تفاوت دفاتر خدمات ارتباطی یا همان الكترونیكی با دفاتر پستی عنوان می‌كند: در دفاتر خدمات ارتباطی هر نوع سرویسی از سرویس‌هایی كه در چارچوب پیشخوان دولت بوده و شركت‌های مختلف می‌توانند با گرفتن پروانه و اخذ مجوز از سازمان تنظیم مقررات ارائه می‌شود، ارائه می‌شود، در صورتی كه در دفاتر پستی فقط كار قبول مرسوله‌های پستی انجام می‌شود.

وی با اشاره به آیین نامه دفاتر خدمات ارتباطى اظهار کرد: نظارت بر فعالیت دفاتر خدمات ارتباطى از طریق کانال هاى مختلف انجام مى شد وکارگروه استانى دفاتر خدمات ارتباطى در زمان وقوع تخلف و یا شکایت وظیفه رسیدگى را عهده دار است اما همه موارد در نهایت باید با نظارت سازمان انجام شود.